Составление делового письма

Автор: OOO "Вердикт"

Что такое деловое письмо и требования к его составлению

Деловое письмо является одним из основных способов общения между промышленными/коммерческими организациями. В прошлом единственной формой такого письма было действительно бумажное письмо, имеющее определенный вид (дизайн) и знаки отличия. В современном информационном мире интернета и беспроводных технологий деловое письмо можно направить в электронной форме. Часто так и делается. Однако особо важные письма по-прежнему имеют бумажную форму. Дело в том, что такое письмо может считаться дополнительным документом в пакете, характеризующим отношения между компаниями. И как со всяким документом лучше, чтобы оно имело вполне осязаемую физическую форму, а не байты. Деловые письма могут содержать самую различную информацию и отправляться адресату с разной целью:

  • установление делового партнерства, заключение договоров;
  • эпизодическая сделка, например купля-продажа;
  • предложение об организации общего юридического лица;
  • приглашение на форум;
  • предложение услуг;
  • заявление о внутренних нарушениях в работе компании и т.д.

Деловое письмо имеет только общие правила составления, а в целом формат довольно свободный, гораздо свободнее, чем большинство других документов. Существующий ряд требований к написанию делового письма следующий:

  • по возможности, письмо должно быть монотематическим, т.е. текст надо посвятить какой-то одной проблеме, одному деловому предложению, крайне не рекомендуется добавлять в текст любые сторонние заявления, что называется "заодно", т.к. это не только мешает восприятию основной информации, но и подрывает деловой авторитет в целом (пример: заключение делового договора о поставках сырья - само предложение и кратко организационные моменты, в конце можно указать на обоюдный профит, но расписывать, насколько это всем будет выгодно, не стоит);
  • стилистика написания - официально-деловая со стандартизированной в лексическом, морфологическом и синтаксическом аспектах речью, не допускаются разговорные, неформальные обороты, любая критика должна быть выражена в исключительно сухих, лаконичных предложениях без малейшего намека на эмоции или сатиру (пример: "вы курсе, что последние несколько месяцев у нашего бухгалтера правая рука не знает, что делает левая" заменить на "обращаю ваше внимание, что последние 3-4 месяца сотрудник(ца) бухгалтерии (ФИО) фирмы такой-то неоднократно допускал(а) нарушения трудовой дисциплины");
  • информация, преподносимая в письме, должна обладать следующими свойствами: обезличенность, адресность, актуальность, объективность, достоверность, аргументированность для побуждения к соответствующим действиям, в ней должны быть предложены варианты решения проблемы;
  • вторая характеристика текстовой информации в деловом письме - здесь практически всегда имеет место обильное применение специальных терминов и формулировок (из экономики, финансов, юриспруденции), а также часто применяются аббревиатуры (ЗАО, ООО, ГОСТ) и графические сокращения (гр-н, ж-д и т.д.);
  • для текста делового письма характерны: предложения с превалированием родительного и творительного падежа, словосочетания с отглагольными существительными (например, "окажите финансовую помощь", а не "помогите финансами") и обилие простых распространённых предложений.

 delovoe-pismo

Классификация деловых писем

Разновидностей деловых писем может быть очень много, поскольку бесконечно много вариантов финансово-экономических и юридических ситуаций, в которых могут оказаться компании. Но в большинстве случаев деловое письмо относится к одному из нескольких основных видов:

  • сотрудничество, письмо содержит предложение одного юридического лица другому юридическому лицу установить бизнес-контакты, например, в сфере поставки ПО для производителя IT-технологий, важно понимать, что в таком письме инициатор должен предоставить краткий бизнес-план и наглядно продемонстрировать выгоду для потенциального партнёра;
  • сопроводительное письмо, такие письма прилагаются к документационным пакетам с указанием соответствующего адресата;
  • гарантийное письмо, здесь озвучиваются обязательства одной стороны перед другой (закрыть наряд, произвести оплату, осуществить поставку оборудования и пр.);
  • информационно-инструктивное письмо, может содержать нейтральную информацию о каких-то акциях, мероприятиях, собраниях, а может носить командный, указательный характера с описанием плана действий, которые адресат должен выполнить, подвидом информационного письма можно считать извещение;
  • пригласительное письмо - действительно приглашение на какое-то мероприятие, профессиональное или праздничное (форум, собрание, корпоратив);
  • благодарственное письмо, можно сказать, это что-то вроде разновидности почетной грамоты (и оформляются соответствующе), такие письма часто вручаются деловым партнерам за хорошую работу, большие прибыли, помощь в выходе на новые рынки, высокую корпоративную этику (составление текста в данном письме имеет наибольшую степень свободы);
  • рекламное письмо, по своей сути они мало чем отличаются от рекламных буклетов/проспектов/листовок и функции у них такие же.

 

Структура делового письма

Разумеется, структура письма зависит от того, к какому типу относится это письмо. Однако наиболее классическая структура такова:

  • Шапка. Состоит из двух частей. Первая часть располагается в правом верхнем углу. Там указывается, кому персонально направлено письмо. Обычно, сначала пишется должность, а уже потом ФИО. Пример: "Генеральному директору ОАО "Сияние" Вишневскому И.П. Вторая часть - это официальное обращение, располагаемое в центре. Начинается со слова "Уважаемый (ая)" и далее Имя Отчество, либо господин/госпожа Фамилия.
  • Преамбула. Здесь кратко озвучивается основная проблема/тема письма, и чего отправитель ожидает от адресата. Например, в письме касательно возможного делового сотрудничества можно указать, что компания адресата является одним из ведущих поставщиков такого-то сырья в регионе, а компания отправителя является ведущим производителем ряда потребительских товаров из этого сырья. После чего предложить встречу для организации возможного сотрудничества.
  • Основной текст. Здесь подробно расписывается, почему тема письма актуальна, какое это имеет отношение к адресату, указываются все важные технические моменты.
  • Заключение. В заключении чётко обозначается цель данного письма.
  • Подпись. Классический вариант: "с уважением должность/ФИО отправителя, личная подпись.
  • Постскриптум. Обычно, здесь пишутся данные, которые не вписываются в основной текст, но крайне желательно, чтобы они были обозначены для получателя письма.

Если проблема письма связана с разбором каких-то специальных технических и других аспектов, то данную информацию следует добавить к письму в качестве приложения. Необязательно, но крайне рекомендуется, чтобы письмо было напечатано на фирменном бланке организации. Это придаст солидности. Но в любом случае, данный документ даже на обычной бумаге должен быть заверен печатью компании и подписью руководителя. В электронном варианте этого может не быть, но часто в качестве электронного варианта присылают сканы бумажного письма.

ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ НА КОНСУЛЬТАЦИЮ

Обзор файлов
Максимальный размер каждого файла 10.0 MB